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1. Datum Ihrer Hochzeit

Suchen Sie für Ihr Hochzeitsdatum als erstes die geeignete Kirche in welcher Sie heiraten möchten und legen Sie das Datum fest. Bedenken Sie bitte, dass musikalische Einlagen wie Gospel-Sänger zum Teil in katholischen Kirchen nicht gestattet werden. Buchen Sie einen Künstler erst, wenn Sie auch das OK vom Pfarrer haben ! 

Als Nächstes geht es auf die Suche nach dem geeigneten Lokal. Klären Sie vorab die Teilnehmerzahl Ihrer Gäste und die von Ihnen geplante Ambiente z.B. in einem Schloss / Burg / Zunfthaus usw. Denken Sie daran, dass fast alle Hochzeiten in folgenden Monaten und in fast allen Fällen an einem Samstag stattfinden: Hochzeitsmonate sind ab Mai bis Ende September ! Buchen Sie wenn möglich Kirche / Restaurant -Saal möglichst 1 Jahr im voraus. Dasselbe gilt für die zu engagierende Tanzmusik, gute Bands (Alleinunterhalter/Duo's und Partydiscotheken) sind ebenfalls bis zu einem Jahr im voraus gebucht.

2. Budget und Lokal:

Ueberlegen Sie sich, ob Sie mehr Wert auf die Unterhaltung oder mehr auf das Essen legen und planen Sie Ihr Budget entsprechend. 
Tanzorchester können Sie wie folgt kalkulieren: bekannte Profiformationen Fr. 1000.-- bis 1200.- pro Musiker / gute Amateurformationen Fr. 900.-- bis 1000.-- pro Musiker / Profi-Alleinunterhalter Fr. 1200.-- bis 1800.-- / Partydiscotheken Fr. 1800.--

3. Was mache ich den ganzen Tag mit meinen Gästen

Wir empfehlen Ihnen den Termin in der Kirche erst am Nachmittag anzusetzen und möglichst nicht den ganzen Tag mit der Gesellschaft von Platz zu Platz zu reisen. Ihre Gäste werden sonst müde, trinken zuviel Alkohol und sind dann am Abend nicht mehr fit für das eigentliche Fest. Offerieren Sie Ihren Gästen zu Apéro's immer einige Snacks und wechseln Sie bei alkoholischen Getränken möglichst nie die Marken ! Falls Ihre Gesellschaft elegant gekleidet ist, vermeiden Sie Spiele bei denen man schmutzig wird oder ins Schwitzen kommt. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste im Hochsommer immer schattige Plätze finden und vermeiden Sie lange Car- / Auto- oder Bahnfahrten. Immer gemütlich und angenehm sind Ausflüge mit dem Schiff oder mit Pferdekutschen. Sorgen Sie bei Wartezeiten für Unterhaltung, falls Sie Kinder dabei haben eignen sich sehr gut Zauberer und Ballonkünstler.

4. Zeiten & Zufahrt der Musiker / Showkünstler / Technik

Besprechen Sie mit der Agentur und dem Künstler/Orchester wann die Anlagen angeliefert werden, wann der Aufbau und Soundcheck geplant ist, und stellen Sie sicher, dass das Lokal dann auch frei zum Einrichten ist ! Legen Sie mit dem Bandleader zeitlich einen Termin fest, wann die Band spätestens eintrifft. Das Brautführerpaar sollte sich telefonisch im Lokal schnell erkundigen ob die Band eingetroffen ist. Falls diese gegen 18 Uhr noch nicht anwesend ist, sofort telefonischen Kontakt mit dem Bandleader oder der Agentur aufnehmen falls etwas passiert sein sollte. (Unfall / Krankheit / Stau usw.) Nur so besteht die Möglichkeit allfälligen Ersatz zu organisieren !

Denken Sie daran, das Wetter könnte auch schlecht sein. Nehmen Sie als Ausweichmöglichkeit gegen Abend nicht das gleiche Lokal den dort ist die Band wenn möglich noch am Aufbau der Anlagen und sollte zudem den Soundcheck machen.

5. Verpflegung Musiker / Showkünstler / Technik

Normalerweise müssen Sie die Verpflegung der Musiker / Showkünstler und Techniker übernehmen und organisieren. Besprechen Sie dies schon vorgängig mit dem Lokalbesitzer oder dem Partyservice. Wir empfehlen Ihnen, die Tanzorchester in der Nähe oder mit Ihnen zu verpflegen, damit diese für Sie immer sofort greifbar sind. Showkünstler sollten für die Gäste möglichst noch nicht sichtbar werden, bei diesen empfiehlt sich die Verpflegung im Restaurant. Bezahlen Sie prinzipiell keine Spirituosen, üblich sind Wein, Bier, Mineral, Café. Bei grossen Bands ist es von Vorteil in der Garderobe oder auf der Bühne einige Harasse Mineralwasser deponieren zu lassen. Vom Einsatz des Orchesters hängt die Stimmung ab, ein gut verpflegtes Orchester gibt sich an Ihrem Anlass auch entsprechend Mühe !

6. Bühne / Tanzfläche / Technik:

Beachten Sie bei der Besichtigung des Lokals ob für Tanzorchester eine Bühne, eine Tanzfläche, Künstlergarderoben und Bühnentechnik zur Verfügung steht. Rechnen Sie bei Tanzorchester mit einem Platzbedarf von 1.5 bis 2 m2 pro Musiker und denken Sie daran, das wenn das Tanzorchester die Bühne belegt, für Showkünstler nicht mehr sehr viel Platz verbleibt (kleine Lokale).

7. Ablauf des Abends

In vielen Fällen wird der Abend durch das Brautführerpaar organisiert (Schwester/Bruder/Kollegen). Denken Sie daran, dass viele dieser Leute wenig Übung im organisieren einer Hochzeit haben. Bestehen Sie darauf, dass keine langatmigen und zu viele Produktionen stattfinden, Ihre Gäste werden sonst müde und trinken zudem zuviel Alkohol. Gute Tanzrunden lockern die Stimmung und Gelenke und halten Ihre Gäste fit ! Falls Sie Kinder dabei haben, denken Sie daran das diese müde werden und ein Platz wo sie schlafen können organisiert sein sollte. Im weiteren sind solche Anlässe für viele Kinder sehr langweilig, sorgen Sie mit Unterhaltungskünstler für Betrieb oder organisieren Sie in einem weiteren Raum eine Spielecke ! Noch besser, lassen Sie die Kinder gut behütet zu Hause.

8. Gage / Auszahlung:

Auch heute noch sind Musiker und Künstler sprichwörtlich Lebenskünstler und brauchen in fast allen Fällen Ihre Gage wenn möglich in bar. Sie tun dem Bandleader einen Gefallen, wenn Sie ihm die Gage in kleinen Noten (100.-) ausbezahlen, da dieser vor Ort die Musiker direkt entschädigt. Üblich ist heute auch die Bezahlung mit Check (bitte nicht gestrichen) oder eine Vorauszahlung an die Agentur, welche dann die Bezahlung regelt.

9. Abbau der Anlagen:

Bitte denken Sie daran, dass die Anlagen wieder abgebaut werden müssen, immer wieder kommt es vor, dass Lokalbesitzer schliessen wollen und für den Abbau keine Zeit mehr verbleibt. Dies kann zu Umtrieben und Ärger führen da Künstler und Bands manchmal über 50 km entfernt zuhause sind und diese nicht am nächsten Tag holen können. Überzeiten und Verlängerungen sind unbedingt vorab mit dem Lokalbesitzer zu besprechen.

10. Nach dem Anlass:

Waren Sie mit dem Lokal / Essen zufrieden, hat Ihr Orchester gut gespielt und war der Auftritt von Showkünstlern ein Erfolg ? Falls Sie Lust haben, alle Menschen freuen sich wenn man Ihre Arbeit lobt, schreiben Sie ein kleines Referenzschreiben. Hat etwas nicht geklappt ? Der Lokalbesitzer ist Ihnen dankbar wenn Sie Ihn auf Probleme mit dem Personal oder der Küche aufmerksam machen. Die Agentur, welche Ihnen Tanzorchester oder Künstler vermittelt hat ist Ihnen ebenfalls dankbar, wenn Sie auf Misstände hinweisen.